Primäre Aufgabe eines Schreibbüros
Korrespondenz, Protokolle, Dokumentationen und andere Texte müssen im täglichen Geschäftsbetrieb schnell und korrekt erstellt werden. Dazu werden sie in der Regel diktiert und dann von einer Fachkraft in eine schriftliche Form gebracht. Dank dieser Aufgabenverteilung spart der Diktierende enorm viel Zeit. Der Schreibende stellt mit seiner Professionalität einen grammatikalisch und orthografisch korrekt verfassten Text her. In der klassischen Kombination geschieht das in einem Sekretariat.
Das Schreibbüro übernimmt diese Arbeit. Sie wird also außerhalb des eigentlichen Unternehmens erledigt. Die dort angestellten Fachkräfte verschriftlichen die Diktate und sorgen für korrekt formulierte Texte.
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Schreibbüro trotz Diktiersoftware
Spracherkennungs- bzw. Diktiersoftware wandelt gesprochene Worte in digitale Texte um. Das kann live erfolgen oder mittels vorher aufgenommener Audiodatei. Als Alternative zum mündlichen Diktieren wird in ein Aufnahmegerät gesprochen und das Gesprochene anschließend verschriftlicht.
Allerdings wandelt die Software das Diktat nie präzise in einen Text um – das liegt an der unterschiedlichen Aussprache verschiedener Personen. Auch Dialekte tragen dazu bei, dass Texte anders geschrieben werden, als sie gemeint waren. Worte werden falsch erkannt und dadurch Inhalte verfälscht. So kann aus „gern“ schnell ein „gerne“ werden oder aus „kein“ ein „ein“. Gerade Zweitgenanntes führt zu erheblichen Problemen, etwa in einem medizinischen oder juristischen Text. Außerdem kennt die Software nicht alle grammatikalischen Kniffe der Sprache und viele Fremdworte/Fachworte sind ihr nicht geläufig. Diese werden dann falsch oder gar nicht erkannt.
Aus diesem Grund bieten fast alle Schreibbüros eine Korrektur der durch Diktiersoftwares erstellten Texte an. Damit wird die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Verschriftlichung sichergestellt.
Prozentzahlen in Deutschland
In Deutschland werden in diesen Büros zum Großteil Texte aus den Bereichen Medizin und Jura bearbeitet. Gerade in der Medizin ist der Dokumentationsbedarf extrem hoch. Jede Operation und jeder Befund sind schriftlich zu erfassen. Auch die sogenannten Arztbriefe müssen schriftlich vorliegen. So kommt zustande, dass die gut 400.000 Mediziner und 60.000 Juristen mit 90 Prozent den Großteil aller Diktate in der Bundesrepublik veranlassen.
Weitere Leistungen
Neben den klassischen Transkriptionsservices werden in der Regel noch viele weitere Leistungen angeboten. Diese gehören meist zu den allgemeinen Büroarbeiten und umfassen etwa:
- Reiseplanungen
- Zug- oder Flugbuchungen
- Hotelreservierungen
- Anrufannahme
- Mailings
- Erstellung animierter PowerPoint-Präsentationen
- Rechnungs- und Mahnwesen
- Führen von Kassenbüchern
- Abgleichen von Kontoauszügen
- Überweisungen/Lastschriften
Außerdem übernehmen die Dienstleister auch das Korrekturlesen (Grammatik, Orthografie) von Texten aller Art, darunter fallen auch Bachelor-, Master- oder Doktorarbeiten.
Online-Schreibbüro
Unter Online-Schreibbüros werden Dienstleister verstanden, die ihren Service ausschließlich über das Internet anbieten. Dazu muss sich der Auftraggeber beim Büro seiner Wahl registrieren. Mittels Webformularen kann er anschließend seine Diktate als Audiodatei senden. Natürlich funktioniert das ebenso mit Texten, die durch eine Spracherkennungssoftware erstellt wurden und kontrolliert werden sollen.
Ein Online-Schreibbüro kann 24 Stunden am Tag und sieben Tage die Woche Aufträge annehmen. Die Bearbeitung erfolgt aber in der Regel nur an Werktagen. Gegen Aufpreis kann auch Wochenend- oder Feiertagsarbeit in Auftrag gegeben werden.
